Ressource de Gestion Agricole du Canada
La planification d’entreprise agricole: la comprendre, la préparer et l’utiliser!
Cette publication vous démontrera comment créer le vôtre : le profil de l’entreprise, le plan opérationnel, le plan de commercialisation, le plan des ressources humaines et le plan financier. Il est accompagné d’un cédérom incluant des exemples de plans et des modèles d’entreprise appuyés par des institutions financières reconnues. Vous y trouverez également plusieurs profils de gestionnaires d’entreprise agricole canadiens qui ont conçu et utilisé des plans d’affaires afin de connaître la réussite.
Même si c’est la dernière chose que vous avez envie de faire, planifier pour une entreprise agricole peut vraiment avantager votre exploitation. Voici quelques conseils d’un consultant en planification qui vous faciliteront la tâche et vous aideront à faire du processus une réussite.
« Vous pouvez vous attribuer un meilleur taux horaire pour les tâches de planification d’entreprise comparativement à toutes autres tâches sur la ferme, considérant les avantages pour le rendement de votre entreprise à long et même à court terme », mentionne Harris Ivens. « Et la planification d’entreprise peut aller au-delà de l’atteinte des objectifs financiers. Elle peut s’assurer que l’exploitation agricole remplit les objectifs reliés à votre qualité de vie et à votre vision à long terme de l’entreprise, ainsi que les objectifs sociaux et environnementaux qui dictent la façon dont l’entreprise fonctionne au sein de la communauté et de l’environnement de sa région. »
Monsieur Ivens, consultant, professeur et animateur d’atelier, cumule une grande expérience dans le domaine de la formation sur la planification d’entreprise. Il affirme que la planification d’une exploitation agricole se résume à créer un itinéraire pour votre entreprise afin d’avoir un outil pour orienter votre processus de prise de décision. Vous pouvez toujours changer de trajet, mais vous aurez un guide sommaire.
Il ajoute, « la planification d’entreprise est un excellent complément à l’intuition. Je ne crois pas que ce doit être l’un ou l’autre, soit la planification d’entreprise ou les décisions intuitives prises à l’aveuglette. Je crois que c’est toujours une combinaison des deux. La planification d’entreprise peut présenter certaines différences majeures lorsque vous essayez de prendre une décision dans le feu de l’action et que les émotions peuvent vous entraîner dans la mauvaise direction. »
Adapter le processus à vos besoins
En général, un plan d’entreprise agricole établit les objectifs de l’exploitation et la manière dont elle doit progresser pour atteindre ceux-ci. Un plan de production, un plan financier et un plan de commercialisation sont quelques éléments clés du plan d’entreprise. D’autres éléments peuvent aussi être ajoutés, comme un plan de ressources humaines et un plan stratégique si l’agriculteur compte réorienter son entreprise.
Toutefois, les besoins en planification sont uniques à chaque exploitation. Une variété d’ateliers, de livres et d’outils en ligne sont disponibles pour la planification d’entreprise agricole et Monsieur Ivens recommande aux agriculteurs d’explorer les différentes approches pour qu’ils puissent choisir celles qui combleront le mieux leurs propres besoins.
Harris Ivens et Penelope Tunnell, spécialiste en gestion de l’information, ont créé ensemble un processus en ligne gratuit appelé FarmOrganizer.com pour rendre la planification d’entreprise — y compris le développement du plan, son implantation et la tenue de dossiers — plus facile et plus intéressante pour les agriculteurs.
« Trop souvent, les plans d’entreprise sont créés dans un format qui n’intéresse pas l’agriculteur à long terme et qui n’est pas accessible pour une implantation facile. FarmOrganizer offre aux agriculteurs une boîte à outils simple, mais complète, pour qu’ils puissent songer à leur exploitation, la planifier et la diriger », explique Monsieur Ivens.
FarmOrganizer perçoit l’exploitation agricole comme un système composé de nombreux éléments interconnectés. Le site Web comprend des feuilles de travail qui aident l’agriculteur à examiner chaque élément du système, comme la production, la commercialisation, les finances, la gestion du rendement, la base de connaissances et les ressources humaines. « Pour chacune des activités agricoles, nos feuilles de travail aident à la réflexion et à la collecte d’information entourant cette activité. La structure organisationnelle peut aussi être utilisée comme une méthode de classement des documents et des papiers », mentionne Monsieur Ivens.
« Il est facile pour les agriculteurs de se référer aux feuilles de travail et de les mettre à jour, car la base de connaissances est simple d’entretien. À l’aide de cette base de connaissances sur l’exploitation qui se retrouve habituellement dans la tête des gens, il est facile de produire un plan d’affaires en tout temps. »
FarmOrganizer est conçu pour s’adapter aux besoins de chaque exploitation. Monsieur Ivens spécifie qu’il encourage les gens à choisir les domaines qui leurs sont les plus appropriés, dans lesquels ils ont besoin d’aide, et à consulter la méthodologie présentée sous le titre « 1.1 Planning » qui propose une forme de processus de planification.
Être ouvert à toutes éventualités
Lorsque Monsieur Ivens travaille avec les agriculteurs sur leur plan, la première étape consiste habituellement à réviser la situation actuelle de l’exploitation et à évaluer l’état de chacun des éléments de l’entreprise. Les agriculteurs décident ensuite quelle direction ils veulent prendre pour dégager une vision d’avenir.
Il explique qu’une étape clé du processus consiste à amener les agriculteurs à sentir qu’ils peuvent choisir parmi une variété d’options applicables à leur entreprise avant de planifier plus en détail. « Je les encourage à faire la liste des options possibles pour leur entreprise et à examiner chacune d’entre elles avant de décider d’aller dans les détails.
« La dernière chose qu’on veut est de perdre notre temps dans les détails et implanter quelque chose qui n’est pas une bonne option pour l’exploitation. On ne veut pas [non plus] rater une possibilité qui ne prenait que quelques mots sur une page, mais qui, après exploration, s’avère être une option très avantageuse pour l’exploitation. »
Recevoir de la rétroaction sur vos idées
Monsieur Ivens conseille aussi de faire participer d’autres personnes dans vos plans. « S’il y a un bon moment pour commencer la planification d’entreprise, c’est bien lorsque les rétroaction sur vos idées relatives à l’exploitation agricole surgissent. Nous encourageons nos clients à former un comité consultatif, entre autres. Il ne s’agit pas de gens en complet vêtus d’une cravate; il peut s’agir de vos fournisseurs, de vos acheteurs, de vos voisins, de votre famille ou de vos investisseurs », explique-t-il.
« Une rencontre avec ceux-ci peut être aussi informelle que d’aller souper au restaurant et d’écrire sommairement les propositions relatives à l’orientation de l’entreprise ou aux enjeux en cours, ou de seulement en discuter. Mais de mettre à contribution un groupe de personnes dans la discussion des défis et de l’éventuelle orientation de l’entreprise constitue un outil considérable pour les amener à réfléchir à l’exploitation. Au fur et à mesure que vous bâtissez des relations avec ces gens et que vous leur demandez leurs avis, ils apprennent à mieux vous connaître, vous et votre exploitation.
« Vous n’êtes pas obligé de retenir leurs suggestions, mais je pense qu’un grand nombre de personnes seraient surprises d’entendre les idées générées par un tel groupe qui, en fin de compte, amélioreront la santé et le rendement de l’entreprise. »
Travailler avec d’autres producteurs peut aussi faciliter le processus de planification et le rendre plus agréable. Monsieur Ivens mentionne que les groupes de gestionnaires agricoles où les producteurs collaborent sont une bonne manière d’apprendre les uns des autres. Engager un expert pour un club ou un groupe en réduit les coûts et procure de l’aide sur des enjeux précis au groupe.
Commencer simplement
Les activités de planification d’entreprise comme la tenue de dossiers et la gestion du temps portent atteinte aux activités quotidiennes de la ferme. « Je propose de commencer simplement en choisissant un aspect qui vous intéresse. Par exemple, vous pouvez suivre les coûts de production d’un produit en particulier, comme les carottes, le blé ou le bétail, ou les coûts de commercialisation », propose Monsieur Ivens.
« En suivant cette information, vous pouvez observer votre progression et la façon dont vous pourriez ajuster votre plan afin d’obtenir de meilleurs résultats l’année suivante. Ces avantages peuvent vous inciter à continuer votre cueillette de données, votre planification et votre implantation et à atteindre vos objectifs ».